Politique de confidentialité
Version en date du 20 mai 2025
Préambule
La présente Politique de Confidentialité est destinée à vous expliquer, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) pourquoi l’Association de gestion et d’intermédiation de résidences avec services à ambitions sociales, ci-après AGIRAS, traite vos données personnelles, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment les exercer.
AGIRAS se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour.
Définitions :
Les définitions ci-dessous ont pour objectif de vous faciliter le contenu de la présente politique.
RGPD : Règlement général sur la protection des données. Il s’agit d’un texte règlementaire européen, entré en application le 25 mai 2018, qui encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l’Union européenne (UE).
Donnée à caractère personnel : toute information se rapportant directement (nom, prénom, etc.) ou indirectement à une personne physique identifiée ou identifiable.
Responsable de traitement : AGIRAS, qui décide des moyens et finalités des traitements de données personnelles.
Personne concernée : Toute personne physique dont les données à caractère personnelles sont traitées par le responsable de traitement, peu importe sa qualité (candidats, résidents, contacts, prospect, clients, etc.).
Destinataires : Les organismes tiers ou personnes internes ou externes à l’association, qui peuvent être amenés à recevoir des données personnelles vous concernant (par exemple : sous-traitants, partenaires, etc.).
CNIL : Commission national de l’informatique et des libertés. Il s’agit de l’autorité national chargée de la bonne application et du contrôle du respect de la règlementation en matière de protection des données à caractère personnel.
SOMMAIRE
- Pourquoi AGIRAS a besoin de collecter et de traiter vos données et sur quel fondement juridique repose leur traitement ?.
- Quelles sont les données qu’AGIRAS collecte et traite dans le cadre de son activité ?.
- Avec qui AGIRAS partage vos données ?.
- Vos données sont-elles transférées hors UE ?.
- Combien de temps sont conservées vos données ?.
- Quels sont vos droits et comment les exercer ?.
6.1. Vos droits sur vos données.
6.2. L’exercice de vos droits. - Pourquoi AGIRAS a besoin de collecter et de traiter vos données et sur quel fondement juridique repose leur traitement ?
1. Pourquoi AGIRAS a besoin de collecter et de traiter vos données et sur quel fondement juridique repose leur traitement ?
AGIRAS collecte vos données personnelles afin de répondre aux finalités décrites ci-dessus. Chacune de ces finalités repose sur un fondement juridique qui autorise AGIRAS à réaliser les traitements.
Finalités | Bases juridiques |
Traitement des demandes de contact | Les intérêt légitime d’AGIRAS de faciliter et de traiter les demandes qui lui sont adressées par le biais du formulaire de contact en ligne. |
Étude des dossiers de candidature | L’exécution des mesures précontractuelles nécessaires à la conclusion d’un éventuel contrat d’hébergement. |
Gestion des biens immobiliers | Mesures précontractuelles et contractuelles nécessaires à location et la gestion quotidienne des biens immobiliers. |
Gestion des services de la résidence | Les mesures contractuelles dans la mesure ou les évènements, animations et autres services font partie intégrante des prestations gérées par la résidence et que vous souhaitez en bénéficier. |
Gestion de la comptabilité | Respect d’une obligation légale à laquelle AGIRAS est soumise. |
Gestion des réseaux sociaux | Les intérêts légitimes d’AGIRAS à être présente sur les réseaux sociaux (LinkedIn). |
Publication de photos sur nos sites (internet et LinkedIn) | Votre consentement, demandé par le biais d’une autorisation de droit à l’image lors de votre entrée dans l’une de nos résidences. |
Gestion des traceurs (cookies) | Les intérêts légitimes d’AGIRAS d’assurer le bon fonctionnement de son site internet. |
Gestion des relations avec les prescripteurs et partenaires | Mesures contractuelles issues de l’encadrement de la relation entre l’association et le prescripteur ou partenaire concerné. |
Gestion des demandes d’exercice de droits | Respect d’une obligation légale à laquelle est soumise AGIRAS. |
Gestion de la prospection à l’attention des professionnels
Gestion des connexions à l’espace client avec pour base légale | Les intérêts légitimes d’AGIRAS, sous réserve d’absence d’opposition de la part des professionnels concernés.
Mesures contractuelles, dans la mesure ou ce traitement permet à l’utilisateur d’accéder à son espace client et services associés. |
De façon générale, AGIRAS ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.
AGIRAS collecte différents types de données personnelles vous concernant :
Les données personnelles que vous nous communiquez directement :
- Lorsque vous remplissez un formulaire de contact en ligne via notre site internet, notamment vos nom et prénom ainsi que vos coordonnées (adresse électronique et numéro de téléphone) ;
- Lorsque vous complétez le formulaire de demande de location, notamment vos nom et prénom, vos coordonnées (adresse électronique et numéro de téléphone), vos date et lieux de naissance, votre nationalité, votre situation familiale, profession, type d’emploi, la profession et l’employeur de votre garant ;
- Lorsque vous nous transmettez les pièces nécessaires à l’étude de votre dossier, soit, en fonction de votre profil, les informations suivantes :
- Copie recto-verso de la carte nationale d’identité ou passeport ou carte de séjour ;
- Pour les salariés, photocopie des 3 derniers bulletins de salaire ainsi que celui de décembre, et du dernier avis d’imposition (en veillant à transmettre l’intégralité de l’avis où figure le détail des revenus déclarés) ;
- Pour les personnes exerçant une profession libérale, copie des deux derniers avis d’imposition (en veillant à transmettre l’intégralité de l’avis où figure le détail des revenus déclarés).
- Pour un nouvel emploi, copie du contrat de travail.
- Contrat de travail ou attestation de l’employeur datant de moins d’un mois, précisant le montant du salaire, la durée du contrat et que la personne n’est ni à l’essai, ni en période de préavis (sauf fonction publique).
- Relevé d’Identité Bancaire ou Postal (si l’option prélèvement automatique est retenue).
- Copie des 3 dernières quittances de loyer dans le cas où le candidat est déjà locataire (voir attestation de loyer à jour ou d’hébergement à titre gratuit), dernier avis de taxe foncière s’il est propriétaire.
- En cas de divorce, extrait de l’ordonnance de non-conciliation ou copie du jugement de divorce.
- Pour une personne morale, extrait K Bis de moins de 3 mois et pouvoir du signataire du bail.
Sur chaque formulaire de collecte de données personnelles, les personnes concernées sont informées du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. Dans le cas où des réponses sont obligatoires, AGIRAS explique les conséquences d’une absence de réponse.
- De façon générale, lorsque vous échangez avec AGIRAS de toute autre manière, par exemple par courrier électronique, postal ou appel téléphonique.
- Lorsque vous créez et que vous vous connectez à votre espace client : vos identifiant de connexion et mot de passe.
Les données personnelles qui nous sont communiquées :
Dans le cadre des finalités décrites précédemment, certaines de vos données personnelles nous sont transmises par des organismes tiers :
- Des prescripteurs
Les données personnelles que nous collectons automatiquement :
Lorsque vous accédez au Site, certaines informations vous concernant sont collectées automatiquement, notamment, certaines informations sur les caractéristiques de votre navigateur. Strictement nécessaires au bon fonctionnement du site, ces cookies ne sont pas soumis à votre consentement préalable.
Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre Politique Cookies.
AGIRAS est susceptible de transmettre vos données aux seuls destinataires habilités, dans la limite de leurs attributions respectives et suivant la/les finalité(s) concernée(s) : personnels des services internes, organismes externes et/ou sous-traitants avec qui notre relation est contractuellement encadrée pour inclure les exigences découlant de la protection des données personnelles.
Ainsi, dans le cadre de la poursuite des finalités limitativement énoncées ci-dessous, AGIRAS est susceptible de transmettre certaines de vos données personnelles aux destinataires identifiés :
Finalité | Destinataire(s) |
Traitement des demandes de contact | Le personnel habilité d’AGIRAS. |
Étude des dossiers de candidature | Le personnel habilité d’AGIRAS. |
Gestion des biens immobiliers | Les prestataires impliqués dans le processus de location et de gestion des biens immobiliers pour lesquels AGIRAS a été mandaté et les propriétaires le cas échéant. |
Gestion des services de la résidence | Le personnel habilité d’AGIRAS. |
Gestion de la comptabilité ou du recouvrement | Le personnel habilité d’AGIRAS ainsi que la CAF ou/et que les huissiers le cas échéant . |
Gestion des réseaux sociaux | Le personnel du service communication d’AGIRAS. |
Gestion des traceurs (cookies) | Le personnel du service communication d’AGIRAS. |
Publication de photos sur nos sites (internet et LinkedIn) | Le personnel du service communication d’AGIRAS. |
Gestion des relations avec les prescripteurs et partenaires | Le personnel habilité d’AGIRAS. |
Gestion des demandes d’exercice de droits Gestion des connexions à l’espace client et préciser les destinataires. | Le personnel habilité d’AGIRAS.
Le personnel habilité d’AGIRAS. |
Gestion de la prospection à l’attention des professionnels | Le personnel du service commerce et innovations d’AGIRAS. |
Seules les données strictement nécessaires à la poursuite des finalités énoncées sont transmises aux destinataires identifiés.
Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés en France.
Si vos données venaient à être transférées hors de l’EEE, par le biais de nos sous-traitants notamment, nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles. Dans le cas où ces derniers seraient situés dans un pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne, reconnaissant un niveau de protection équivalent à celui prévu par l’Union Européenne, un contrat-type sera rédigé afin de se conformer au modèle établi par la Commission Européenne.
Vos données personnelles sont conservées par AGIRAS pendant le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription et des éventuelles exigences légales et règlementaires applicables en la matière.
Finalités | Durées de conservation de vos données |
Traitement et suivi des demandes de contact | Pendant toute la durée nécessaire au traitement de votre demande. La durée de conservation des données est définie par AGIRAS au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur l’association, dans tous les cas, cette durée n’excède pas la durée nécessaire à la finalité des traitements. Passés les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique. |
Étude des dossiers de candidature | Si votre candidature est retenue, vos données seront conservées pendant toute la durée nécessaire à la location du bien. Si votre candidature n’a pas été retenue, vos données seront conservées pendant 2 ans maximum, à moins que vous vous y opposiez. |
Gestion des biens immobiliers | Pendant toute la durée de la location puis pendant toute la durée nécessaire au respect des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur l’association. Cette durée n’excède pas la durée nécessaire à la finalité du traitement. |
Gestion des services de la résidence (animations, évènements, avantages, etc.) | Pendant toute la durée nécessaire à la gestion et l’octroi des services concernés puis elles sont conservées au regard des contraintes légales et contractuelles. |
Gestion de la comptabilité | Concernant les impayés, 48 h maximum après le constat de régularisation et 5 ans à compter de la survenance de l’impayé, dans le cas où il n’y a pas de régularisation. |
Gestion des réseaux sociaux | Pendant toute la durée nécessaire au traitement de la demande, commentaire ou avis reçu via le réseau social, puis en accord avec la réglementation en vigueur après sa clôture. |
Gestion des traceurs (cookies) | Pendant la durée de la session uniquement, les cookies sont effacés dès la fermeture de votre navigateur. |
Publication de photos sur nos sites (internet et LinkedIn) | Sauf opposition ou demande de suppression de la part des personnes concernées, les photos publiées sur nos plateformes sont conservées tant qu’elles restent pertinentes au regard des finalités qu’elles poursuivent (par exemple, le partage d’information sur les activités de la résidence) et qu’elles présentent un intérêt pour la communauté. |
Gestion des relations avec les prescripteurs et partenaires | Le temps de la relation contractuelle puis 5 ans en archivage intermédiaire afin de respecter les délais en matière de prescription civile. |
Gestion des demandes d’exercice de droits et des réclamations auprès de la CNIL | Les données personnelles traitées dans le cadre d’une demande d’exercice des droits ou d’une demande d’information sont conservées pendant l’année civile de la demande, puis archivées pendant 5 ans. Le cas échéant, les copies des justificatifs d’identité sont supprimées immédiatement après la vérification de votre identité.
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Gestion de la prospection commerciale à l’attention des professionnels
Gestion des connexions à l’espace client | Jusqu’au retrait du consentement ou pendant 3 ans à compter de votre dernier contact avec l’organisme.
Pendant toute la durée de vie du compte et jusqu’à la suppression de votre espace utilisateur |
Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du service Gestion de l’association, en envoyant un mail à l’adresse suivante : gestion@agiras.fr
- Comment vos données sont-elles sécurisées ?
AGIRAS mets en œuvre des mesures de sécurité physiques, techniques, logiques et organisationnelles afin de protéger vos données contre tout atteinte à leur confidentialité, disponibilité et intégrité (par exemple contre un accès non autorisé, une perte, une destruction ou une modification illégitime).
Ces mesures comprennent notamment :
- La sécurisation des accès aux locaux (fermeture, badges, etc.) ;
- La sécurisation des accès aux ordinateurs et smartphones (codes d’accès régulièrement modifiés), identifiants et mots de passe pour les applications métier ;
- Une gestion des habilitations, afin de s’assurer que les accès aux données sont limités aux seules personnes habilitées dans le cadre de leurs missions spécifiques (services financiers, comptables et de communication).
- La sécurisation des connexions, notamment par le biais l’utilisation de VPN pour les connexions à distance ;
- La sécurisation du réseau Wi-Fi, en imposant des exigences complexes pour les mots de passe et un renouvellement régulier.
AGIRAS peut faire appel à des experts pour réaliser des audits de sécurité et des tests d’intrusion.
En cas de changement des mesures de sécurité, AGIRAS s’engage à utiliser des solutions conformes à l’état de l’art, sans jamais réduire le niveau de sécurité.
Dans les cas ou AGIRAS confie le traitement de vos données personnelles à des sous-traitants, elle s’assure que ceux-ci respectent un niveau de sécurité au moins équivalent à celui garanti par AGIRAS.
Si malgré toutes les dispositions prises, les données personnelles traitées venaient à être compromises, AGIRAS s’engage à en informer la CNIL et les personnes concernées dans conditions prévues par la règlementation.
En application et dans la limite des dispositions applicables en matière de protection des données personnelles, vous disposez des droits suivants :
Droit d’accès à vos données | Vous pouvez obtenir d’AGIRAS la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès à l’ensemble des données et informations détenues par l’association. |
Droit de rectification de vos données | Vous pouvez obtenir d’AGIRAS, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant. |
Droit à l’effacement de vos données | Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à AGIRAS l’effacement de vos données, si par exemple, vous estimez que le traitement de vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. |
Droit à la portabilité de vos données | Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à AGIRAS de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à l’association (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat. |
Droit d’opposition | Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées pour un objectif précis, sous réserve d’exposer les raisons tenant à votre situation particulière. En revanche, en cas de prospection commerciale, vous pouvez vous opposer sans motif et à tout moment (cf. ci-après droit de retrait du consentement). |
Droit à la limitation du traitement de vos données | Dans le cas où vous contestez l’exactitude des données utilisées par AGIRAS ou que vous vous opposez à ce que vos données soient traitées, le responsable de traitement peut procéder à une vérification ou à examen de votre demande pendant un certain délai. Pendant ce délai, vous avez la possibilité de lui demander de ne plus utiliser vos données ; il devra en revanche les conserver. À l’inverse, si le responsable de traitement envisage d’effacer vos données vous pouvez lui demander, en vertu de ce droit, de les conserver les données pour exercer un droit en justice, par exemple. |
Droit de ne pas faire l’objet de décision automatisée | Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire. |
Droit de retirer son consentement | Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement. |
Droit de donner des directives post-mortem | Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pourrez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives. |
Ces droits n’étant pas absolus, AGIRAS se réserver le droit d’y répondre négativement, notamment dans le cas où les données traitées seraient nécessaires au respect de dispositifs légaux et règlementaires auxquels l’association serait soumise.
Pour plus d’informations sur vos droits, vous pouvez consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles.
Pour exercer l’un de vos droits, vous pouvez adresser votre demande à la personne en charge du RGPD au sein de notre organisme par :
- Mail : gestion@agiras.fr
- Courrier postale : Tour Mercure, 445 Boulevard Gambetta, 59200 Tourcoing, à l’attention d’AGIRAS.
Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, etc.) et être accompagnée de tout élément permettant de justifier de votre identité et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse.
AGIRAS vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.
Si vous estimez, après avoir contacté AGIRAS, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL, directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.